TECNOLOGÍA EN ACCIÓN: CONOCE A RAFAEL ENRIQUE, NUESTRO RPA DE CONTRATACIÓN

En Grupo Logis estamos alineados con la transformación digital y automatización en las empresas, es por eso, que le dimos la bienvenida a “Rafa”, un nuevo integrante del área de Contratación que llegó para ayudarnos a agilizar nuestros procesos.

Con el objetivo de brindarle mejores experiencias a nuestros clientes, generar valor en las funciones de nuestros colaboradores y buscar una optimización en la gestión operativa en los procesos, logramos darle la bienvenida a Rafael Enrique, nuestro RPA de Contratación.

Hoy analizamos el camino recorrido y cuando pensamos en Rafa sentimos que todo ha valido la pena, porque para su desarrollo tuvimos muchas fases de prueba, ensayo y error para tener como resultado un RPA totalmente estabilizado.

¿De dónde nació la idea de contar con un RPA en Grupo Logis?

Para el desarrollo de Rafa, hicimos reuniones uno a uno con cada proceso crítico de la empresa cuya función estuviera ligada directamente al servicio hacia nuestros clientes; luego empezamos a crear las caracterizaciones de nuestros procesos, de esta manera pudimos identificar esa serie de actividades repetitivas que realizaban nuestros colaboradores y a partir de allí, analizar y establecer cuáles de esas tareas podían automatizarse.

Ese recorrido nos permitió visualizar de una manera más amplia la comunicación directa que el equipo de Contratación tiene con nuestros clientes y empleados,  ahí vimos la necesidad de asignarle a “Rafa” las tareas repetitivas del proceso de Contratación para que nuestro talento humano que conforma este equipo, se encargara de crear cercanía con nuestros clientes y con los candidatos que se encuentran en el proceso de Contratación, de tal forma que, fueran los miembros de nuestro equipo quienes hicieran retroalimentaciones, asesorías y brindaran atención oportuna.

En el caso puntual de los nuevos ingresos, queríamos que permaneciera esa inducción personalizada con los nuevos colaboradores, en donde se les cuenta más sobre Grupo Logis y por supuesto, se aprovecha esta fase de contacto para inyectarles un poco sobre al ADN de nuestra compañía.

¿Qué funciones realiza Rafa?

Luego de realizar las revisiones internas del proceso de Contratación, nos reunimos con nuestro proveedor de servicios que nos suministró el RPA y realizamos tomas de tiempo (las llevamos a los subprocesos que hoy ejecuta el robot) y así validamos dentro de todas las actividades, cuáles podía hacer Rafa y cuáles no.

A grandes rasgos, estas son algunas de las tareas que realiza Rafa:

• Una vez se genera una orden de ingreso, automáticamente le llega a Rafa para su ejecución.
• Si el cliente envía la novedad por correo a nuestro equipo, quien reciba el correo se encargará de registrar la novedad a través de un formulario en Share Point y automáticamente Rafa toma la información e inicia el proceso.
• Rafa realiza la creación del aspirante dentro del portal de Contratación. El portal genera un correo al aspirante que está en proceso de preselección con nosotros y le indica que tiene una orden para exámenes médicos.
• A través de un flujo de comunicaciones que desarrollamos con Power Automate, una vez Rafa vaya finalizando algunas tareas, se generan correos de alerta notificando al cliente cada etapa en la que se encuentra el aspirante.
• Rafa espera el cargue de documentos por parte del aspirante y si este tiene pendiente algún documento, Rafa le recuerda al aspirante enviándole varios correos electrónicos. 
• Cuando el aspirante carga los documentos, Rafa los descarga y los guarda, cambia el estado del candidato y pasa a validación de exámenes médicos.
• Rafa tiene una cuenta de correo electrónico asignada, donde el laboratorio de exámenes médicos le envía las notificaciones sobre los resultados de los exámenes de los aspirantes.

Algunos retos y cómo los solucionamos…

Dentro de todo el proceso de implementación y en la misma ejecución de las labores que desarrolla Rafa, identificamos que puede pasar que Rafa se detenga en alguna gestión, pero esto sucede cuando depende de aplicativos terceros o variables ajenas a él que hacen que no pueda continuar, para esto, contamos con la vinculación de una plataforma que notifica de manera automática a nuestro equipo de Contratación en qué fase quedó pendiente Rafa para que ellos puedan seguir ejecutando el proceso.

¡Datos curiosos sobre Rafa!

1. El nombre lo asignó una de las chicas del equipo de Contratación.
2. Realizamos un lanzamiento interno dándole la bienvenida como nuevo colaborador, cumpliendo el protocolo de bienvenida que tenemos establecido en Grupo Logis.
3. Rafa tiene una personalidad definida, la cual se construyó en una lluvia de ideas que se realizó con el equipo de Contratación.
4. Rafa está disponible 24/7.
5. Rafa está alineado con nuestro ADN Logis, por eso, se identifica con el valor Pasión Por Servir, lo que quiere decir que siempre intentará dar lo mejor de sí para nuestros clientes y aspirantes.

Fuente: Derechos de autor Grupo Logis