Respuestas a preguntas frecuentes – Área de Contabilidad

14 diciembre, 2023

A continuación, encontrarás un menú con los ítems más consultados en el área, haz clic en el tema de tu interés para conocer la información al respecto.

Solicitud certificado de ingresos y retenciones.

Los certificados pueden ser descargados directamente desde la APP Grupo Logis o solicitados por los siguientes medios:

Indicar: N° de cédula, nombre, empresa del grupo y año del que desea el certificado.

Los certificados se entregan a los 3 días hábiles a partir del día siguiente de ser realizada la solicitud.

También pueden ser descargados inmediatamente vía App Grupo Logis.

Cálculo del IVA

En temporalidad y sindicato compensación administrativa:
El cálculo del Iva se realiza teniendo en cuenta el art. 462-1 del E.T. donde se dispuso que los servicios temporales de empleo prestados por las entidades autorizadas por el Ministerio de Trabajo, etc.), son servicios que generarán el IVA, con tarifa del 19%, pero no sobre el valor total del servicio sino solo sobre el componente AIU (Administración, Imprevistos y utilidad) que se haya pactado con los clientes.
Sin embargo, la misma norma advierte que solo para efectos del cálculo del IVA que se debe generar, ese AIU no puede ser inferior al 10% del valor del contrato.

Otros servicios en temporalidad y sindicato: Subtotal factura por el 19%.

En outsourcing: Subtotal factura por el 19%.

En la parte inferior de la factura se puede observar la base gravable.

¿A qué corresponden los ajustes relacionados en facturación de prestaciones sociales y parafiscales?

El sistema realiza provisión de prestaciones sociales mensualmente pero cuando existe un cambio de salario o de los conceptos que hacen base para el cálculo de los mismos, automáticamente realiza los ajustes correspondientes. A su vez los ajustes de parafiscales se realizan teniendo en cuenta la Actualización en Seguridad Social (Resolución 2388, 5858 y decreto 1990 de 2016) se modifica ART. 3.2.1.5 del título 1. De la parte 2. Del libro 3 del decreto único reglamentarios del sector salud y protección social _Decreto 780/2016.

Aproximación de los valores contenidos en las declaraciones de autoliquidación.

El monto del ingreso base de cotización deberá aproximarse al peso superior más cercano.
Como se puede evidenciar la norma que reglamenta el pago de aportes a seguridad social, y hace unas modificaciones que deben ser tenidas en cuenta por todos los empleadores en el país al momento de hacer sus pagos en PILA. Por lo anterior, no podemos generar el cobro de estos conceptos sin generar este ajuste en pesos.

Este ajuste que hacemos en redondeos aplica para el valor que es aportado por el empleado (4%) redondeo que no puede cobrarse al empleado, pero el empleador si está obligado a aportar de acuerdo a como indica la norma. Para este tema en particular las decimas que aproximan el descuento del empleado en salud aun valor cerrado serán asumidos por el empleador, es por esto que aparecen en su factura el cobro de esos pequeños excedentes.

¿Qué retención nos debe practicar y sobre qué base?

Régimen Común:
A) Los clientes pertenecientes al régimen común deben practicar ReteFuente, ReteIca.

B) Los clientes que sean grandes contribuyentes deben practicar ReteFuente, ReteIva y Reteica cuando aplique.

C) El sindicato es no contribuyente declarante de ingresos y patrimonio por lo tanto no está sujeto a retención en la fuente acuerdo al art 369 y 23 del estatuto tributario.

Las retenciones deben ser practicadas sobre la base gravable con la que se calcula el IVA.

La tarifa para Retención en la fuente por Servicios prestados por empresas de servicios temporales es el 1% si cumple con la condición de que la base sea igual o superior a las 4 UVT.

La tarifa para Retención en la fuente por otros Servicios prestados es el 4% si cumple con la condición de que la base sea igual o superior a las 4 UVT.

Fechas para facturación

Se envía factura de acuerdo a las fechas establecidas en el Acuerdo Nivel de Servicio.

Las facturas se envían por la plataforma de facturación electrónica facture-Novasoft. La factura electrónica como título valor se entenderá tácitamente aceptada si el adquirente/pagador no reclamare en contra de su contenido, bien sea por devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, mediante reclamo dirigido al emisor, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la factura electrónica como título valor, de conformidad con lo dispuesto en la ley.

Debido a que las normas tributarias nos prohíben efectuar cambio de facturas expedidas para reemplazarlas por otras con fecha diferente, cuando un cliente nos devuelve facturas con fecha del mes de prestación de servicio, aunque se radiquen después de la fecha de cierre contable, se está incumpliendo con lo establecido en diversos conceptos proferidos por la DIAN tales como el 35073 y 74982 del año 2000, 9174 del año 2002 y 48202 del año 2004, los cuales resaltan:

“.. Si bien una empresa puede informar a sus proveedores una fecha límite para recepción de facturas, ello no la exime de registrar todas las operaciones realizadas en el momento de su causación, lo cual implica que las facturas expedidas en X mes del respectivo año pueden entregarse en X mes siguiente sin que la empresa pueda negarse a recibirlas.”

Contamos con su acostumbrada colaboración para la oportuna recepción de las facturas por los servicios prestados durante cada mes.

Cualquier inquietud o aclaración adicional, por favor contáctenos a través de las líneas en Barranquilla:

Tenemos a su disposición una APP, la cual le permite descargar la factura, también la puede solicitar por correo electrónico.

Se envía mensualmente estados de cartera en los cuales puede realizar validación de sus facturas, de presentar alguna inconsistencia no dude en comunicarse con nosotros a través de los canales mencionados anteriormente.

Generalidades de facturación

Los valores facturados por concepto de Exámenes Médicos Refacturables no corresponde a un ingreso para terceros, a pesar de que nuestro objeto social y actividades no es la prestación de servicios médicos, nosotros lo tercerizamos con lo cual se convierte en un costo de nuestro servicio. Sin embargo, la relación comercial con el cliente y acuerdos pactados (ans y contrato) prestamos ese servicio como un adicional a la temporalidad (es decir entregar completo el proceso de selección o contratación del personal el cual incluye exámenes médicos realizados).

Al nosotros emitir factura se convierte en un servicio gravado por lo anteriormente explicado, es decir debemos cobrar IVA, adicionalmente se presentan las retenciones sugeridas. Logística Laboral y Gestión Laboral Integral son empresas de servicios temporales, por lo cual su tratamiento para el cobro del IVA se rige por el articulo 462-1 del estatuto tributario como se muestra a continuación:

Art. 462-1. Base gravable especial

Para los servicios integrales de aseo y cafetería, de vigilancia, autorizados por la Superintendencia de Vigilancia Privada, de servicios temporales prestados por empresas autorizadas por el Ministerio del Trabajo y en los prestados por las cooperativas y pre-cooperativas de trabajo asociado en cuanto a mano de obra se refiere, vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria o quien haga sus veces, a las cuales se les haya expedido resolución de registro por parte del Ministerio del Trabajo, de los regímenes de trabajo asociado, compensaciones y seguridad social, como también a los prestados por los sindicatos con personería jurídica vigente en desarrollo de contratos sindicales debidamente depositados ante el Ministerio de Trabajo, la tarifa será del 19% en la parte correspondiente al AlU (Administración, Imprevistos y Utilidad), que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato.

Para efectos de lo previsto en este artículo, el contribuyente deberá haber cumplido con todas las obligaciones laborales, o de compensaciones si se trata de cooperativas, pre-cooperativas de trabajo asociado o sindicatos en desarrollo del contrato sindical y las atinentes a la seguridad social.

PARÁGRAFO. Esta base gravable especial se aplicará igualmente al Impuesto de Industria y Comercio y complementarios, para efectos de la aplicación de la retención en la fuente del impuesto sobre la renta y de la retención en la fuente sobre el Impuesto de Industria y Comercio y Complementarios, así como para otros impuestos, tasas y contribuciones de orden territorial. Es decir, indistintamente cuando se llegue a un acuerdo con el cliente de cobrar un AIU inferior al 10%, el IVA deberá ser facturado teniendo en cuenta como base el 10% del valor del contrato, por ejemplo:
Para efectos de lo previsto en este artículo, el contribuyente deberá haber cumplido con todas las obligaciones laborales, o de compensaciones si se trata de cooperativas, pre-cooperativas de trabajo asociado o sindicatos en desarrollo del contrato sindical y las atinentes a la seguridad social.

PARÁGRAFO. Esta base gravable especial se aplicará igualmente al Impuesto de Industria y Comercio complementarios, para efectos de la aplicación de la retención en la fuente del impuesto sobre la renta y de la retención en la fuente sobre el Impuesto de Industria y Comercio y Complementarios, así como para otros impuestos, tasas y contribuciones de orden territorial. Es decir, indistintamente cuando se llegue a un acuerdo con el cliente de cobrar un AIU inferior al 10%, el IVA deberá ser facturado teniendo en cuenta como base el 10% del valor del contrato, por ejemplo:

FACTURA

DEVENGOS, PRESTACIONES, SEG SOCIAL100.000
AIU 8%8.000
SUBTOTAL CONTRATO108.000
BASE PARA CALCULO DEL IVA (SUBTOTAL * 10%)10.800
IVA (BASE*19%)2.052
TOTAL FACTURA (CONTRATO + IVA)110.052
Nota: los servicios adicionales o refacturables les aplica IVA sobre el subtotal por el 19%

Cualquier inquietud o aclaración adicional, por favor contáctenos a través de las líneas en Barranquilla:

Ajustes de provisiones

Dentro de la factura podrán evidenciar (adicional a los conceptos habituales de ingresos de nómina, aportes a seguridad social y provisión de prestaciones) los ajustes que se realizan a los siguientes conceptos:

  • Prima de servicios: Provisiona 8,33% sobre los ingresos prestacionales incluido el auxilio de transporte (si aplica) liquidados en el periodo.
  • Cesantía: Provisiona 8,33% sobre los ingresos prestacionales incluido el auxilio de transporte (si aplica) liquidados en el periodo.
  • Interés de cesantía: Provisiona 1% sobre los ingresos prestacionales incluido el auxilio de transporte (si aplica) liquidados en el periodo.
  • Vacaciones: Provisiona 4,17% * sobre los ingresos prestacionales liquidados en el periodo. (*8.34% empleados con 30 días de vacaciones al año).

Dichos ajustes en primer lugar aparecen de forma habitual en factura para todo el personal que finaliza contrato, ya que estos ajustes se corren justo al momento de cerrar la liquidación definitiva de prestaciones, y de forma programada se realizan para todo el personal activo de forma masiva en las siguientes fechas:

En junio se realizan ajustes para los conceptos de:

  • Primas de servicios: Primer semestre (enero – junio).
  • Vacaciones: Se ajusta los días pendientes de vacaciones que tenga el empleado con salario actual (o salario variable, si aplica) al corte de liquidación 30 de junio.

En diciembre se realizan ajustes para los conceptos de:

  • Primas de servicios: Segundo semestre del año (julio – diciembre).
  • Cesantía (enero – diciembre).
  • Interés de cesantía (enero – diciembre).

Objetivo del ajuste: El proceso hace una comparación entre el valor provisionado (y que se factura según periodicidad de liquidación de nómina) y el valor que le corresponde al empleado según su causación (o pago). Los ajustes pueden ser a favor del cliente o en su defecto pueden ser valores que debamos cobrar dado la diferencia.

Las diferencias en provisión se pueden dar principalmente; primero, porque sabemos que las provisiones son un estimado que debemos tener para responder por las prestaciones y vacaciones que nos corresponde pagar al empleado; sin embargo, por reglas de liquidación de cada concepto puede que existan diferencias al momento de su liquidación y que se deben cobrar o devolver según corresponda; a continuación, detallamos causales que pueden significar un ajuste:

  • Disminución o aumento del ingreso prestacional del empleado.
  • Licencias, incapacidades o suspensiones.
  • Disfrute de vacaciones.
  • Cambios de parámetros de contrato, tales como modificación de jornada laboral, o cambios en tipos de liquidación, como por ejemplo personal pago por días que pasa a pago bajo jornada ordinaria completa.
¿Cómo se calcula el ajuste para personal activo?

Prima de servicios: Sale de la diferencia entre el valor provisionado en el semestre (menos) el valor efectivamente pagado al empleado. La base de liquidación es el salario actual del empleado/o promedio del semestre (para los empleados con salario variable), también se incluye el auxilio de transporte en dicha base en aquellos empleados que tengan derecho a este concepto.

Cesantía: Sale de la diferencia entre el valor provisionado en el año (menos) el valor efectivamente pagado al fondo del empleado.

La base de liquidación es el salario actual del empleado siempre y cuando esta no haya tenido variación en los últimos 3 meses/o el promedio del año (para los empleados con salario variable) o en proporción al tiempo laborado si fuere inferior al año. También se incluye el auxilio de transporte en dicha base en aquellos empleados que tengan derecho a este concepto.

Interés de Cesantía: Sale de la diferencia entre el valor provisionado en el año (menos) el valor efectivamente pagado al empleado.

Vacaciones: Este ítem, se ajusta de forma diferente y se tiene en cuenta lo siguiente:

  1. Valor provisionado / facturado al cliente.
  2. Valor desembolsado al empleado (si aplica).
  3. Valor pendiente por pagar al empleado (según los días pendientes de vacaciones al corte de realización del ajuste) para los días de vacaciones que tenga causados a la fecha de liquidación.
    Entonces el ajuste sale del siguiente cálculo:
    Ajuste es = (valor vacaciones desembolsadas al empleado (2) + valor pendiente/o que se debe tener a la fecha para pagar al empleado (3)) valor provisionado (1).

NOTA: Los valores generados por ajustes de prestaciones se verán reflejado en la facturación del siguiente corte luego de realizado el proceso, si posterior a la revisión de los ajustes que se visualicen en su factura encuentra diferencias que no considera correctas, con gusto el analista asignado procederá a enviarle el cálculo de algunos de los colaboradores que presentan ajuste para dar una mayor claridad sobre la liquidación efectuada.