Onboarding. No Hay Segundas Oportunidades Para Una Buena Primera Impresión

¿Recuerdas cómo fue tu incorporación en cada una de las empresas con las que has colaborado profesionalmente? Probablemente sí, aunque algunos de esos recuerdos te creen una sonrisa y otros te den hasta escalofríos.

Es normal. Todos hemos tenido experiencias positivas y negativas en esos primeros días de un nuevo trabajo. De hecho, relacionado con estas últimas, se han dado casos en los que el trabajador seguía sin conocer los nombres de sus compañeros un año después de la incorporación. Y no por falta de memoria, sino porque el proceso de onboarding no se llevó a cabo como se debía, empezando por lo más básico: presentar uno por uno a los componentes de la plantilla. No hablemos entonces de hacer una visita guiada por las instalaciones, enviar un email de bienvenida o proporcionar el listado con los datos de contacto de todos los empleados.

Por ello, si eres de los que aún desconoce la importancia de este proceso, ten en cuenta lo siguiente: del mismo modo que no hay segundas oportunidades para generar una buena primera impresión en el cliente, tampoco existen con las nuevas incorporaciones. Tanto es así que más de un 20% de los abandonos suceden en los primeros 45 días y, yendo más allá, el 4% de los nuevos trabajadores deja su puesto después de un primer día desastroso, según un estudio llevado a cabo por LinkedIn.

Pero definamos “onboarding”. Procedente del inglés (embarcar), se trata de un proceso de integración que va desde la incorporación del usuario (o incluso desde los días anteriores a la misma) hasta el momento en que el profesional ha superado la curva de aprendizaje y tiene claras sus funciones, demostrando resultados por sí mismo.

“el proceso de onboarding consiste en hacer que el nuevo empleado se integre de manera eficaz en la organización y gane rápidamente agilidad, productividad y autonomía. No se trata de conseguir que tenga un buen primer día de trabajo, sino de ocuparse de que sienta que su decisión de unirse a la compañía ha sido acertada”.

Según Ana Morcuende, profesora en Icade Business School y directora de RRHH y Comunicación Corporativa en IPG Mediabrands.

PASOS PARA UN ONBOARDING EXITOSO

PRE-ONBOARDING.

Como se ha dicho anteriormente, este proceso puede iniciarse incluso antes de la propia incorporación, gracias a una página de empleo donde se definan claramente la cultura corporativa y el estilo de trabajo; una oferta de trabajo bien estructurada y con información acerca de horarios, beneficios, managers, etc.; un contacto continuo con el candidato a través de teléfono o correo electrónico; una entrevista personal cercana y distendida; o una información pre-incorporación que anticipe el papeleo y los datos básicos sobre la misma. En definitiva, hablamos de una estrategia bien definida de Candidate Experience.

EL PRIMER DÍA.

Ya se ha comentado que el Onboarding no se cierne únicamente sobre el día de inicio, pero está claro que la primera impresión importa y mucho. Por ello, debemos cuidar absolutamente todos los detalles de la incorporación:

• El recibimiento del recién llegado con un Welcome Pack que incluya el Manual de Bienvenida. Este pack puede contener una taza personalizada, una libreta con el logo de la compañía y el nombre del empleado acompañada de un bolígrafo serigrafiado, un USB, incluso productos propios de la empresa. Las opciones son múltiples, solo hay que echarle imaginación. También cabe aprovechar este pack para incorporar el móvil corporativo y las tarjetas de visita, por ejemplo.
• La asignación de un guía que le enseñe las instalaciones, indicando lugares de importancia como salas de reuniones, cocina, baños, zonas de impresoras o incluso el mobiliario donde se encuentra el material de oficina. Esta persona también será la encargada de hacer las presentaciones oportunas a compañeros, managers y directivos.
• El acondicionamiento del puesto de trabajo con todo lo necesario para desempeñar las funciones asignadas (mesa, silla, ordenador, pantalla, teclado, ratón, teléfono, material de oficina como bolígrafos o post-it, etc.). Parece algo obvio, pero en muchas ocasiones no está preparado a la llegada del nuevo trabajador.
• La disponibilidad de accesos a intranet, correo electrónico o diferentes softwares relacionados con su puesto de trabajo, ya que atravesar problemas informáticos el primer día es uno de los procesos más frustrantes de la incorporación.
• La preparación (y firma) de todo el papeleo como contrato, compromiso de confidencialidad, etc. así como la realización de la fotografía para la tarjeta de identificación personal (que se podrá aprovechar también para anunciar la incorporación del trabajador en redes sociales o mediante un email al resto de la plantilla).
• El envío de un email de bienvenida adjuntando documentos importantes para la integración del empleado así como las diferentes políticas y protocolos de actuación (véase catálogo corporativo, listado con los contactos del resto de la plantilla, código de conducta, procedimiento de solicitud de vacaciones, calendario laboral, convenio colectivo…). Estos archivos también podrán estar centralizados en una única carpeta dentro de la intranet o la plataforma de RRHH correspondiente.
• La organización de una reunión o charla por parte del responsable directo. Este realizará una breve presentación de la empresa (historia, servicios, objetivos, cultura empresarial, RSC, etc.) además de describir el funcionamiento de cada una de las áreas de la compañía y explicar las políticas y protocolos, normativas,…Por último, expondrá la Job description (funciones y responsabilidades, horario, calendario laboral, vacaciones,). En definitiva, se trata de detallar todo aquello que se le ha hecho llegar en el email de bienvenida.

LA PRIMERA SEMANA.

Durante los primeros cinco días se produce el proceso de adaptación al puesto, donde se hacen clave los siguientes puntos:

• La asignación de la figura del tutor o mentor (normalmente, esta figura suele ser el responsable directo), que oriente a la nueva incorporación en su puesto de trabajo y establezca una serie de etapas por las que debe pasar. Será importante que este se reúna todos los días unos 5 minutos para comprobar la evolución de la adaptación y realizar una sesión de feedback de media hora con el manager del departamento el último día de la semana para saber cómo ha sido su experiencia.
• La definición de los objetivos del puesto concreto y del departamento al que pertenece
• La identificación de la formación necesaria en base a los puntos de mejora identificados tanto en el proceso de selección como en la semana inicial.

SEGUIMIENTO.

El proceso de onboarding no finaliza aquí. Hay compañías en las que dura incluso un año. De este modo, el seguimiento comienza una vez transcurrido el proceso de adaptación e integración (establecido en un mes aproximadamente). En este momento, lo ideal es enviar un breve cuestionario a las nuevas incorporaciones para disponer del feedback que permitirá a la compañía introducir mejoras a la hora de acoger a trabajadores. En esta encuesta se pueden incluir preguntas como:

• ¿Te recibieron correctamente y con amabilidad?
• ¿Te indicaron con claridad los documentos a cumplimentar?
• ¿Te entregaron el manual de bienvenida?
• ¿Te indicaron con claridad los objetivos generales y los de tu puesto de trabajo?
• ¿El día de tu llegada estaban dispuestos todos los medios de tu puesto de trabajo: mobiliario, ordenador, teléfono, auriculares, conexiones, etc.?
• ¿Te mostraron las instalaciones del centro?
• ¿Te presentaron a compañeros/as de tu unidad y otras unidades?
• ¿Cuál es tu opinión sobre el apoyo que te ha prestado tu tutor?
• ¿Has realizado alguna jornada o curso de acogida?
• Durante este primer mes, ¿la compañía ha cubierto tus expectativas?
• ¿Cuál es tu opinión general acerca de la acogida que se te ha dado? Indica aspectos positivos y mejorables

Además, es aconsejable que en los siguientes meses se promueva de manera continua la cultura corporativa, se haga hincapié en el conocimiento de los productos y servicios de la empresa, se realicen visitas a clientes y se lleven a cabo actividades de Teambuilding con los compañeros. Todo ello ayudará a fomentar el sentimiento de pertenencia.

TODO PROCESO EXITOSO CONLLEVA UNOS BENEFICIOS

Lo tenemos claro, ¿no? Si el proceso se desarrolla meticulosamente y finaliza con éxito, implicará una serie de beneficios irremediablemente:

• Según una investigación del Brandon Hall Group, un buen proceso de onboarding mejora la tasa de retención de los nuevos empleados en un 82%
• Este mismo estudio establece que la productividad de dichas incorporaciones aumenta en más de un 70%.
• La creación de relaciones positivas en el trabajo mejora la experiencia del usuario y, por tanto, favorece el desarrollo de una actitud proactiva.
• Fortalece la imagen de la empresa respecto a candidatos y empleados, pasando a generar una fuerte marca empleadora (Employer Branding).

Por el contrario, si no se lleva a cabo el proceso de onboarding (o se realiza de manera rápida y con un resultado desastroso) puede provocar:

• Falta de interés del trabajador en el proyecto empresarial,
• Discordancias entre su forma de trabajar y la deseada,
• Absentismo laboral (o presentismo),
• Y finalmente la salida del trabajador.

Por último, me gustaría hacer una reflexión: ¿crees que, si los empleados que componen actualmente el organigrama de tu empresa no están involucrados y comprometidos al 100% con la cultura organizativa, conseguirán estarlo los recién llegados?

Te adelanto la respuesta: No. Por lo que, desde el Departamento de RRHH, habrá que trabajar tanto en la Candidate Experience y el Onboarding, como en la Employee Experience.

https://joanaherrerogarcia.wordpress.com/2019/04/22/onboarding-no-hay-segundas-oportunidades-para-una-buena-primera-impresion/