Nómina electrónica: ¿en qué consiste el nuevo requerimiento de la DIAN para las empresas?

La nómina electrónica es el nuevo requisito que tiene la DIAN para las empresas, y sin duda es una de las novedades con las que recibimos el año 2021, dado que, el pasado 11 de febrero 2021 fue formalizado mediante la aprobación de la Resolución 000013, la implementación y desarrollo en el sistema de facturación electrónica, la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.

El documento es de carácter normativo, por lo que todas las empresas del país estarán obligadas a implementarlo; sin embargo, debes saber que este proceso es muy similar al de la facturación electrónica, así que si ya tienes implementada esta parte en tu empresa, probablemente se te hará mucho más fácil comprender que sigue para la nómina electrónica, pero en caso de que el tema aun no sea muy claro, estamos aquí para ayudarte y orientarte un poco más de cómo debemos hacerlo, así que te invito a continuar leyendo.

¿Qué es la nómina electrónica?

La Resolución DIAN No. 000013 de 2021 define que, la Nómina electrónica es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria.

¿Quiénes están obligados?

Según lo indica el Artículo 4, los sujetos obligados a generar y trasmitir para validación, el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.

¿Cómo se realiza la nómina electrónica?

Debido a que es un documento que se emite electrónicamente, es indispensable utilizar un software de nómina que te permita hacer el proceso de forma tal, que en las fechas establecidas puedas generar un documento acumulado y con las características específicas de las que habla el anexo técnico de la mencionada resolución de una forma más ágil y sencilla. Es por eso que, los métodos tradicionales, como los formatos de nómina en Excel o los archivos físicos ya son totalmente obsoletos; los primeros porque no permiten transmitir la nómina a la DIAN, ni que sea consultada de manera simultánea por tus colaboradores y los segundos porque debe haber un procedimiento obligado de digitalización para el envío de la nómina.

Luego de tener este contexto general, te indicamos a continuación los principales aspectos que debes tener en cuenta para empezar ese proceso de implementación en tu empresa:

1.            GENERACIÓN – ADECUACIÓN DEL SOFTWARE DE NÓMINA

Verifica que tu sistema de liquidación de nómina cuente con las características técnicas que te permitan sacar el documento soporte conforme a los requerimientos del anexo técnico de la resolución 000013 de 2021.

Te recomendamos hacer una homologación de concepto, y adicional recuerda que ahora la DIAN ha incluido en el reporte que se le debe presentar, unos conceptos que antes normalmente no se incluían en el volante de nómina del empleado o no iban con el nivel de detalle que ahora se solicita, como, por ejemplo:

• Dotaciones (NIE156) indicar el valor pagado por dotación.
• Teletrabajo (NIE18) indicar número de días trabajados en oficina y número de días en casa.
• Reintegro (NIE201) fechas de reintegro
• Sanciones (NIE174) reportar en código especial las sanciones y el monto que equivale esa sanción.

2.            TRANSMISIÓN

Ten presente las fechas de habilitación y transmisión, y revisa los pasos siguientes:

• Ten una solución (software): puedes optar por contar con operador autorizado, Aquí podemos ayudarte ya que hemos evaluado a los mejores por ti. O también puedes decidir realizar un desarrollo propio, siempre y cuando este cumpla con todos los requisitos que exige la DIAN.
• Habilitación. * (Art 9): la habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica de la DIAN Calendario de Implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados:

Te dejamos el calendario de implementación y las fechas de transmisión de cada grupo según el número de empleados.

• Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica (Art.5): el documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
11. Fecha y hora de generación.
12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

• Plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica: dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono, sin embargo, para el grupo 1, para la primera transmisión del mes de septiembre, tendrán plazo a más tardar hasta el 29 de octubre de 2021 para realizarla.

• Formato: el contenedor electrónico XML, será el formato que contendrá el documento Nómina Electrónica (Documento soporte y nota de ajustes) que se emita y la validación previa de la DIAN

3.            VALIDACIÓN

Verificar que se cumple con condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión y validación en concordancia con el art 15 y 17 de la resolución. Para los dos documentos que se presentaran a la DIAN. Con el operador de TI que escogiste deberás realizar las validaciones correspondientes.

4.            PUBLICACIÓN (OPCIONAL)

Representación gráfica para beneficiarios: De manera opcional la empresa puede implementar el envío del documento que le emite a la DIAN también al empleado, esto dará garantía que el trabajador cuente con el documento soporte que la empresa ha reportado directamente a la DIAN. Lo que debe contener es:

CUNE: Código Único de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Elemento que verifica la integridad de la información recibida

Y el Código QR: Debe poseer información detallada del Documento Electrónico.

Ahora que sabes cómo empezar, no queremos dejarte ir sin compartirte los objetivos o beneficios que trae consigo la implementación de nómina electrónica en tu empresa, pues debemos  comprender que más allá de ser un requisito adicional, las empresas colombianas están dando un salto considerable hacia la digitalización y por eso te aconsejamos que veas en este proceso la oportunidad de hacer de tu empresa, un centro de producción a la vanguardia y que puede adaptarse fácilmente a los cambios que demanda el mercado.

Principales objetivos y beneficios de la nómina electrónica

1. Recopilar conceptos obligatorios que se deben incluir en la nómina y que en ocasiones no se tienen en cuenta cuando la nómina se genera por medios tradicionales, como en Excel o en formatos físicos.
2. Tener constancia del salario que les pagaste a tus trabajadores, esto quiere decir que no se puede notificar de manera colectiva, por lo que el pago de todos los conceptos de la nómina deben quedar perfectamente documentados.
3. Es otro de los mecanismos para mitigar la evasión de impuestos y obligaciones legales relacionadas con el recurso humano.
4. Reducir los tiempos de ejecución y consulta.
5. Eliminar espacios físicos.
6. Brindar una mayor accesibilidad.
7. Generar un ahorro económico y ecológico considerable.
8. Tener la misma validez legal que las nóminas tradicionales.

Consideremos que todo cambio puede traer consigo un beneficio, así que te invitamos a tener presente estos ahora que pasas de nómina tradicional a nómina electrónica, estamos seguros de que te ayudarán a entender un poco más el contexto de todo lo que implica este proceso.

Si tu empresa aún no factura electrónicamente o aún no tiene procesos formales para la liquidación de la nómina electrónica, te invitamos a que conozcas nuestro servicio integral

Fuente: https://loggro.com/blog/articulo/en-que-consiste-la-nomina-electronica/